Cât de pregătite sunt departamentele juridice ale companiilor să gestioneze eficient datele electronice ?

Un recent sondaj realizat la nivel global de KPMG a demonstrat existenţa unui nivel considerabil de incertitudine cu privire la cât de pregătite sunt departamentele juridice ale societatilor să gestioneze datele electronice diverse în scopul folosirii acestora în litigii sau pentru asigurarea conformităţii cu cerintele legale.
Volumul tot mai mare de date constituie o problemă deja bine documentata la nivel global pentru companii, care include şi stocarea, securitatea şi transferul informatiilor digitale, precum şi modul de a obţine informaţii şi valoare din asemenea date electronice. Deşi este deseori considerată ca o problemă specifică domeniului IT, este in mare masura si responsabilitatea departamentelor juridice să asigure gestionarea eficientă a datelor atunci când trebuie să răspundă unor solicitări de natură litigioasă sau de reglementare (protectia datelor personale, securizarea arhivelor de baze de date, pastrearea de evidente ale documentatiilor contractuale, de personal etc).

Întrebarea fundamentală care se pune în cadrul sondajului KPMG este „sunt departamentele juridice gata să răspundă eficient unor astfel de solicitări?” Deseori se întâmplă ca departamentele juridice in-house să fie cele care acţionează ca un catalizator în cazul unor situaţii mai complexe de gestionare a informaţiilor, având deja stabilită o agendă a acţiunilor pentru a răspunde în mod eficient unor situaţii litigioase sau de conformitate. Studiul KPMG a avut drept scop să stabilească, pornind de la opiniile unora dintre cei mai cunoscuţi avocaţi din multe dintre cele mai mari corporaţii din lume, cât de pregătite sunt organizaţiile lor pentru a gestiona datele în scop juridic, ce sincronizare exista cu departamentele IT si de Audit Intern şi ce măsuri întreprind pentru a-şi îmbunătăţi eficienţa în acest domeniu.

Pentru mulţi, pregătirea reprezintă capacitatea de a răspunde cât mai eficient posibil – în mod deosebit atunci când se impune necesitatea colectării, analizei şi prezentării materialelor electronice. În acest sens, este uşor de înţeles de ce este important ca departamentele juridice sa aiba o forta de reactie rapida, permiţând societăţilor să acţioneze cât mai eficient posibil în cazul unor litigii sau probleme juridice, asigurându-le un avans faţă de un opozant sau o autoritate de reglementare, o înţelegere a nivelului de expunere sau a riscului şi o mai mică vulnerabilitate la provocări suplimentare (de exemplu, cauzate de incapacitatea de a găsi documentele necesare). O capacitate de răspuns proactivă permite departamentelor juridice să îşi evalueze strategia in timp util, să abordeze problemele mai eficient şi să obţină cele mai bune rezultate pentru securizarea pozitiei companiilor respective.

Sondajul KPMG a prezentat opiniile avocaţilor interni şi jurisconsulţilor cu privire la abilităţile şi capacităţile de care dispun departamentele lor juridice pentru a răspunde provocărilor puse de gestionarea informaţiilor electronice care apar în cazul litigiilor şi problemelor juridice. Au fost intervievaţi peste 200 de avocaţi interni din cadrul companiilor de top la nivel global, iar rezultatele sondajului au indicat următoarele:

· Existenţa unei neconcordanţe semnificative între percepţia la un nivel ridicat a unei capacităţi generale de a răspunde eficient şi cu promptitudine şi problemele considerabile de ordin practic, demonstrând o lipsă de înţelegere a conceptului de pregătire sau disponibilitatea de a accepta existenţa unor probleme în absenţa unor soluţii evidente;
· Numeroşi respondenţi au fost de părere că politicile şi procesele de gestionare a datelor sunt neclare şi disfuncţionale;
· Numai 19% au menţionat existenţa politicilor şi procedurilor de colectare şi prelucrare a datelor;
· In timp ce nivelele percepute de pregătire par a fi foarte ridicate pentru anumite domenii, ca de exemplu cele legate de dreptul muncii/personal angajat (un procent de 75% indicând nivele ridicate de pregătire), sunt mai scăzute pentru altele, ca de exemplu în domeniul concurenţei / antitrust / protectia datelor personale (un procent de 62% indicând nivele ridicate de pregătire);
· Există opinii împărţite asupra gradului de dificultate în recuperarea datelor necesare în cazul unor litigii sau probleme juridice. 38% au indicat un oarecare nivel de dificultate în documentarea datelor. 10% consideră că este extrem de uşor, iar alţi 10% consideră că este extrem de dificil să genereze sau se recupereze datele necesare.

Daniela Nemoianu, partner la Nemoianu Attorneys at Law, firma asociată societăţii KPMG Romania, comentează: „Nu există un anumit punct de la care să se înceapă eficientizarea capacităţii de răspuns a unui departament juridic – acesta trebuie să devină un proces continuu de anticipare a riscurilor si de diagnosticare a problemelor juridice care pot impacta asupra unei societati. Chiar daca momentul crizei finaciare face dificila alocarea unor fonduri pentru implementarea unor soluţii radicale complete in acest domeniu, noi am identificat o serie de acţiuni rapide care, din experienţa proprie si a derularii unor proiecte complexe in beneficiul unora dintre clientii nostri – corporatii mari care opereaza in Romania, s-au dovedit a avea succes garantat într-o organizaţie pentru a valoriza rolul activ al departamentului juridic”.

KPMG este reţeaua globală de firme de servicii profesionale care furnizează servicii de audit, consultanţă fiscală şi în domeniul afacerilor. În România şi Republica Moldova, KPMG îşi desfăşoară activitatea în cadrul celor şase birouri din Bucureşti, Cluj-Napoca, Constanţa, Iaşi, Timişoara şi Chişinău. În prezent firma are un număr de peste 600 de angajaţi şi parteneri, atât cetăţeni români cât şi străini.