CBRE | Paradoxul clădirilor de birouri neocupate: Cum reducem costurile de operare fără a afecta serviciile

Starea de urgență impusă de pandemia actuală a condus la neocuparea aproape totală a spațiilor de birouri, în contextul în care mulți dintre angajați lucrează de acasă. Proprietarii doresc să scadă costurile de operare pentru această perioadă și să continue în același timp să asigure serviciile necesare pentru a păstra clădirile în condiții optime, potrivit companiei de consultanță imobiliară CBRE, care administrează o suprafață de peste 7 milioane de metri pătrați de birouri, centre comerciale și spații industriale în Europa Centrală și de Est.

Procentul angajaților care au nevoie să vină la birou a scăzut cu până la 90-95% din totalul echipelor, pe măsură ce companiile au implementat munca de acasă, excepție făcând jucătorii din industria farmaceutică, media, IT sau telecom.

„Pe piața de property management a clădirilor de birouri asistăm la un paradox: având în vedere gradul redus de utilizare în această perioadă, proprietarii se gândesc să scadă costurile de operare a clădirii cu 30-50%, însă fără a afecta serviciile sau a pune în pericol joburile furnizorilor. Eficientizarea costurilor de service charge, în afara taxei pe proprietate, are două componente: echipamentele tehnice și oamenii. În cazul echipamentelor, se pot modifica programele de funcționare, trecându-se pe modul de economisire sau chiar oprind parțial anumite echipamente care asigură încălzirea, ventilația sau iluminatul spațiilor”, afirmă Valeriu Toma, Deputy Head of Property Management, CBRE România.

În ceea ce privește oamenii care asigură serviciile de operare a clădirilor de birouri, echipele de Property Management ale CBRE lucrează îndeaproape cu furnizorii pentru a găsi soluții așa încât să fie păstrați toți angajații, fie prin ture mai scurte, fie prin program redus de lucru sau prin asigurarea unor echipe stand-by care sa suplinească nevoile reactive.

„Atât proprietarii, cât și chiriașii, își doresc ca spațiile de birouri să fie menținute în parametrii optimi de funcționare, pentru ca întoarcerea la birou să se petreacă în condiții cât mai bune. Clădirea este un organism viu și are nevoie să fie întreținută corespunzător. Soluțiile implementate pe timpul pandemiei nu trebuie să creeze prejudicii pe termen mediu și lung. Reducerea activităților de mentenanță, fie că vorbim de spațiile exterioare sau de cele interioare, trebuie făcută strategic”, subliniază Valeriu Toma.

Un set de măsuri care pot optimiza costurile cu serviciile sunt cele legate de grădinărit. Aceste servicii trebuie menținute pentru că impactează direct imaginea clădirii, însă frecvența cu care se desfășoară poate fi redusă în funcție de suprafața spațiilor verzi, de anotimp și de condițiile meteo.

O altă categorie de măsuri pentru reducerea costurilor de operare de birouri vizează curățenia exterioară, precum curățenia parcărilor și a spațiilor de relaxare din jurul clădirii, unde programul angajaților care desfășoară aceste activități poate fi redus în funcție de gradul de utilizare a spațiilor. La fel se întâmplă și în ceea ce privește curățenia interioară din spațiile comune ale clădirii: recepția, lifturile, toaletele, holurile comune și scările.

Se poate renunța, de exemplu, la orele de week-end acolo unde clădirea este neutilizată de către chiriași pe durata acestei perioade sau poate fi redus programul pentru personalul care asigură curățenia de la 10-12 ore la 6-8 ore în cursul săptămânii.

Ultima categorie de reducere a costurilor este legată de marketing senzorial, care stimulează simțul olfactiv și vizual, cum sunt florile și parfumurile din recepții sau  alte spații comune. De asemenea, poate fi suspendată muzica ambientală.

In ceea ce privește activitatea de Facility management, programul de lucru poate fi redus de la 8-9 ore la 4-6 ore cu condiția să se asigure în continuare serviciile de mentenanță specializată pentru toate instalațiile și echipamentele cu rol de securitate la incendiu, cât și pentru cele care țin de siguranța operării.

„Toate măsurile de reducere a costurilor operaționale se iau pe baza discuțiilor cu chiriașii pentru a nu avea un impact psihologic negativ asupra celor care lucrează în clădire. Mai mult ca oricând, comunicarea dintre proprietari și chiriași este esențială în această perioadă iar revenirea la lucru în număr mare a angajaților este deja pregătită din punct de vedere operațional cu ajutorul informațiilor primite de la chiriași”, încheie Valeriu Toma.

În Bucuresti sunt 3,2 milioane de metri pătrați de birouri moderne în care, într-o perioadă normală, își desfășoară activitatea între 260.000 și 400.000 de angajați. Pentru toate aceste spații, service charge-ul sau a taxa pe servicii pe care companiile chiriașe o plătesc alături de chirie poate oscila între 3,5 si 4,85 euro/mp/lună, conform raportului Bucharest Service Charge, realizat de CBRE Research.

În România, departamentul de administrare a proprietăților al CBRE a fost înființat la finele anului 2013 iar în prezent depășeste 800.000 mp, printre care se numără clădirile de birouri Timpuri Noi Square, Aviatorilor 8, Floreasca Business Park, Lakeview, Green Gate, Campus 6.1, myhive Metroffice, myhive S-Park, Victoria Park sau platforma Iride și mai multe centre comerciale din București și orașele regionale.

În afara departamentului din România, CBRE se bazează pe sprijinul a numeroși specialiști în administrarea proprietăților din filialele companiei situate în regiunea Europei Centrale și de Est, care numără aproape 600 de consultanți. În prezent, CBRE administrează la nivelul Europei Centrale și de Est o suprafață totală de 7 milioane de metri pătrați, dintre care  peste 2,5 milioane de metri pătrați se găsesc în clădiri de birouri.