Utilizarea Graficului Gantt drept cerinta aferenta modului de intocmire a propunerii tehnice pentru contractele de lucrari

Agentia Nationala pentru Achizitii Publice (ANAP) a publicat Notificarea din data de 10 octombrie 2018 cu privire la aspectele care trebuie avute in vedere in situatia utilizarii graficului de executie drept cerinta aferenta modului de intocmire a propunerii tehnice pentru contractele de lucrari (Notificarea).

Notificarea reglementeaza, inter alia, urmatoarele aspecte:

►    greselile frecvente comise de autoritatile contractante;
►    cerintele privind Graficul Gantt formulate la nivelul documentatiei de atribuire;
►    evaluarea graficului Gantt in timpul procesului de evaluare a ofertelor.

GRESELI FRECVENTE COMISE DE AUTORITATILE CONTRACTANTE

Potrivit Notificarii, o practica ce ar trebui evitata este impunerea de catre autoritatile contractante a unor termene stricte pentru etape/rezultate/jaloane intermediare sau a unor termene limita pentru activitati care nu se afla sub controlul contractantului.

Cu titlu de exemplu, Notificarea explica faptul ca impunerea unor termene stricte si nerealiste pentru obtinerea autorizatiei de constructie in sarcina ofertantului reprezinta o practica defectuoasa in realizarea achizitiei deoarece transfera acestuia un risc pe care nu-l poate controla. Acest transfer de risc este de natura a conduce la cresterea artificiala a pretului ofertat, depunerea unor oferte nerealiste bazate pe o anticipare a ofertantului ca va putea gestiona acest risc prin mecanismul revendicarilor contractuale si/sau blocaje in implementarea contractului (datorate numeroaselor cereri de modificare aparute ca urmare a mecanismului revendicarilor).

In vederea respectarii principiului transparentei, se recomanda ca autoritatea contractanta sa stabileasca, in mod realist, in documentatia de atribuire, principalele ipoteze/premise la care trebuie sa se raporteze toti ofertantii, precum:

→    data de incepere anticipata a contractului;
→    termenele pentru furnizarea documentelor/informatiilor/activelor/resurselor (unde este cazul) care sunt in responsabilitatea autoritatii contractante;
→    perioadele de examinare/aprobare de catre autoritatea contractanta a livrabilelor intermediare si finale inaintate de contractant.

In cazul in care una sau mai multe dintre aceste ipoteze nu se materializeaza (cu exceptia datei de incepere anticipate) din cauze care nu tin de culpa contractantului, autoritatea contractanta trebuie sa-si asume consecintele, respectiv extensie de timp (in cazul in care respectivele abateri au impact asupra drumului critic) si/sau plata costurilor suplimentare.

Pe baza principalelor ipoteze/premise stabilite de autoritatea contractanta, se va solicita ofertantilor prezentarea in cadrul ofertei a modului de planificare a activitatilor, sarcinilor si masurilor de gestionare a riscurilor care cad in responsabilitatea sa. Potrivit Notificarii, planificarea ar trebui sa detalieze de o maniera coerenta:

♦    durata si succesiunea principalelor activitati; si
♦    jaloanele etapelor de planificare si executie (e.g. fazele determinante, elaborarea documentelor aferente activitatii de proiectare).

CERINTELE PRIVIND GRAFICUL GANTT FORMULATE LA NIVELUL DOCUMENTATIEI DE ATRIBUIRE

Conform Notificarii, Graficul Gantt trebuie evaluat din doua perspective diferite:

♦    respectarea cerintelor de conformitate; si
♦    respectarea cerintelor de adaptare la contextul dat (evaluare bazata pe rationament profesional).

(i)                   Cerintele de conformitate

In cazul contractelor de lucrari care prezinta un grad scazut de complexitate si care au valoare estimata sub pragul de publicare in JOUE (e.g. constructia de cladiri clasa D, lucrari de asfaltare, constructii de mici dimensiuni), ANAP recomanda ca autoritatile contractante sa stabileasca doar cerinte de conformitate.

Este recomandabil ca cerintele de conformitate sa se limiteze la urmatoarele aspecte:

♦    graficul Gantt demonstreaza ca ofertantul finalizeaza contractul cu respectarea termenului limita impus de autoritatea contractanta;
♦    graficul Gantt demonstreaza ca ofertantul finalizeaza „etapele/sectiunile” aferente lucrarilor in timp (in cazul in care constructia se realizeaza pe obiecte de lucrare, daca acestea sunt distincte din punct de vedere fizic si functional);
♦    planificarea ofertantului este conforma cu cerintele stabilite de autoritatea contractanta (e.g. termene de analiza, transmitere observatii, data de incepere anticipata, eventuale perioade de suspendare a executiei lucrarilor datorate conditiilor climatice nefavorabile prevazute in documentatia de atribuire).

Ofertele care nu respecta cerintele minime ale autoritatilor contractante vor fi considerate neconforme.

(ii)                 Cerintele de adaptare la contextul dat

Pentru proiectele mai complexe si mai mari, recomandarea ANAP este ca autoritatile contractante sa evalueze in detaliu capacitatea de adaptare la contextul dat, printr-un factor de evaluare pentru care punctajele se acorda de catre membrii comisiei de evaluare in functie de abordarea particulara a fiecarei oferte.

Potrivit Notificarii, metodologia de punctare poate fi bazata pe urmatorii sub-factori:

→    graficul Gantt propus este realist (e.g. calendarul prevazut pentru mobilizare, perioadele de timp prevazute pentru lucrarile provizorii, masuri de siguranta, management de trafic etc. sunt suficiente/rezonabile in raport cu complexitatea activitatilor pe care le implica si resursele alocate, sunt prevazute termene pentru testare, punere in functiune si altele asemenea, acestea fiind realiste);
→    graficul Gantt propus este in concordanta cu metodologia de executie (e.g. reflecta de o maniera logica si coerenta secventa activitatilor, legaturile dintre acestea, numarul de echipe/personal direct productiv direct implicat, ratele de productivitate ale acestora/acestuia, perioadele de constructie, timpi tehnologici de asteptare);
→    nivelul de detaliere al Graficului Gantt prezentat de ofertant este adecvat complexitatii lucrarilor (e.g. sunt luate in considerare toate activitatile principale si jaloanele aferente; se prezinta resursele alocate si ratele de productivitate ale acestora; este evidentiat drumul critic; se prezinta pentru fiecare activitate data de inceput si cea de sfarsit).

EVALUAREA GRAFICULUI GANTT IN TIMPUL PROCESULUI DE EVALUARE A OFERTELOR

Referitor la evaluarea conformitatii, autoritatea contractanta trebuie sa demonstreze, in mod clar, care sunt motivele pentru care considera sau nu faptul ca graficul Gantt prezentat corespunde cerintelor exacte prevazute in documentatia de atribuire.

Referitor la evaluarea capacitatii de adaptare la contextul dat – evaluare bazata pe rationament profesional, autoritatea contractanta trebuie sa demonstreze, in mod clar, punctele forte si slabe ale fiecarei propuneri tehnice prin raportare la aspectele prevazute mai sus la sub-factorii de evaluare exemplificati. Comisia de evaluare are obligatia de a justifica rationamentul care a stat la baza acordarii punctajului, cu respectarea principiului tratamentului egal pentru toti ofertantii.