Digitalizarea în sistemul judiciar din România. Care sunt beneficiile și ce mai trebuie făcut?

Pandemia Covid-19 a arătat nevoia accentuată de soluții digitale în sistemul public, punând presiune pe acele instituții care nu au ținut pasul cu tehnologia. Excepție nu face nici mediul juridic, în care atât instanțele, cât și avocații, au fost puși în fața unei nevoi accelerate de digitalizare, pentru îmbunătățirea și eficientizarea sistemului.

Dacă ar fi să sumarizăm, principalele progrese în sensul digitalizării sistemului juridic din România vin din: utilizarea intensivă a  semnăturii electronice, transmiterea cererilor către instanțe în format electronic, cu utilizarea semnăturii electronice, studiul dosarelor s-a putut programa online și chiar ședințe ale instanțelor derulate online.

Față de alte departamente, precum HR, financiar sau IT, care s-au adaptat mai ușor schimbărilor și au adoptat diferite tehnologii în procesele zilnice, în sfera departamentului legal transformarea este mai dificilă din cauza sensibilității activităților și datelor, dar și a gestionării riscurilor generate de schimbări. Totuși, observăm demersuri și eforturi atât din partea avocaților, cât și a instanțelor, pentru îmbunătățirea acestei situații. De altfel, conform raportului “Consero 2020 Corporate Legal Operations”, 80% dintre liderii industriei legale își vor concentra eforturile pe legal technology management, 74% consideră că infrastructura actuală nu face față nevoilor, iar 79% se așteaptă la o creștere a costurilor cu implementarea de tehnologii specifice în următoarele 12 luni.

Ce schimbări a accelerat pandemia în sistemul juridic?

La nivelul sistemului, s-a recurs spre exemplu la transmiterea prin e-mail a cererilor de chemare în judecată, a altor cereri sau acte către instanțe, dar doar dacă acestea sunt însoțite de o semnătură electronică, conform Deciziei ÎCCJ nr. 520/2019.

Avocații/petenții pot beneficia astfel de un instrument care le leagă identitatea reală de cea electronică. Un alt exemplu este dosarul electronic, care a fost implementat în majoritatea instanțelor din circumscripțiile Curților de Apel din marile orașe (e.g. București, Constanța, Iași, Alba Iulia etc.) începând cu sfârșitul anului 2019. Această aplicație permite persoanelor implicate într-un proces să vizualizeze și să descarce în format electronic actele din dosarul format la instanță. Mai mult, studiul dosarelor poate fi programat on-line, iar în perioada stării de urgență Tribunalul București, dar și Înalta Curte de Casație și Justiție, au făcut pași concreți spre digitalizare, judecând anumite cauze prin videoconferință. De asemenea, Guvernul României a adoptat un proiect de lege ce conține diverse măsuri în domeniul justiției dintre care unele vizează digitalizarea anumitor activități desfășurate la nivelul instanțelor.

La nivelul caselor de avocatură, printre tehnologiile adoptate se numără automatizarea facturării și analiza cheltuielilor juridice, automatizarea creării documentelor, digitalizarea contractelor precum și gestionarea automată a termenelor acestora.

Digitalizarea poate merge mai departe

Progresele aduse prin implementarea digitalizării sunt evidente, dar în continuare există multiple oportunități unde implementarea unor tehnologii devenite uzuale în alte domenii poate eficientiza procesele existente. Spre exemplu, dosarul electronic în stadiul actual poate fi completat cu funcționalități care să limiteze amânările cauzate de comunicarea inscrisurilor în ședința publică. Astfel, pentru eficientizarea procesului, înscrisurile ar putea fi transmise exclusiv prin intermediul dosarului electronic de către părțile care au solicitat / primit acces la platformă, iar ulterior se pot impune termene stricte care să nu permită părților posibilitatea de a prezenta la termenul de judecată înscrisuri / documente care să le dea posibilitatea amânării cauzei.

Aceste modificări ar putea fi coroborate cu posibilitatea sistemului electronic de a informa părțile că documentele au fost actualizate în dosarul electronic, precum și de a transmite confirmări cu privire la accesarea unui anumit înscris la un moment dat.

Îmbunătățirile platformei electronice ar putea fi de mare ajutor și în ceea ce privește întârzierile produse adeseori în procedura de regularizare a dosarelor în instanță și ar putea oferi soluții viabile și în rezolvarea problemei supraîncărcării grefierilor. În plus, pentru conformarea cu originalul în cazul unor înscrisuri depuse online ar putea fi implementat un sistem care să asigure utilizarea eficientă a semnăturii electronice.

Exemplul eDiscovery

În cadrul litigiilor de amploare și asistate de expertiza necesară, tehnologiile de tip eDiscovery pot fi folosite pentru a analiza și revizui sute de mii de documente și e-mailuri pentru a pregăti probele depuse în instanță în mai puțin de două săptămâni.

Un exemplu reprezentativ este cazul Deutsche Bank, care a fost amendată cu 2.5 miliarde dolari pentru manipularea indicelui LIBOR. În cadrul investigației, zeci de milioane de fișiere electronice, inclusiv documente, e-mailuri și conversații pe chat și telefonice, au fost capturate, filtrate, analizate si revizuite pentru a identifica doar probele relevante care au fost prezentate instanței de judecată. Întrucât cantitatea de informații electronice crește exponențial (2.4 miliarde de emailuri trimise în fiecare secundă), digitalizarea și automatizarea parțială a procesului de identificare a probelor devine o necesitate, în special în cadrul litigiilor penale sau ca urmare a investigațiilor din partea Consiliului Concurenței.

Serviciile de tip eDiscovery sunt folosite cel mai adesea în cadrul proceselor de natură penală sau investigațiilor conduse de autorități (Consiliul Concurenței, DNA, DIICOT etc.), dar ele pot fi folosite în litigii de altă natură (ex. comerciale, civile), sau arbitraje, pentru a identifica, organiza și revizui probe relevante pentru litigii/arbitraje.

Digitalizarea sistemului judiciar din România vizează mai multe dimensiuni, care implică atât adaptarea sistemului la noile tehnologii, cât și a utilizatorilor acestuia la un nou mod de lucru.