Noi reguli privind posibilitatea convocării și desfășurării adunărilor generale prin mijloace de comunicare la distanță

Ordonanța de Urgență nr. 62 din data de 7 mai 2020 pentru adoptarea unor măsuri în domeniul societăților, în vederea desfășurării reuniunilor organelor statutare (Ordonanța 62/2020), care permite organizarea AGA la distanță, a fost publicată în Monitorul Oficial în 8 mai 2020 cu intrare în vigoare la aceeași dată.

Actul normativ prelungește și termenul până la care societățile sunt obligate, potrivit Legii Societăților nr. 31/1990, să aprobe situațiile financiare anuale, și bugetul de venituri și cheltuieli pe anul următor până la data de 31 iulie 2020.

Prevederile ordonanței se aplică adunărilor generale ale acționarilor sau asociaților, adunărilor generale ale deținătorilor de obligațiuni, și adunărilor organelor colective de administrare, de supraveghere și directoratului. Societățile listate nu fac obiectul Ordonanței 62/2020.

Perioada de aplicare a Ordonanței 62/2020

Actul normativ se aplică (i) adunărilor generale convocate și ținute pe durata stării de urgență, (ii) adunărilor generale convocate anterior intrării în vigoare a Ordonanței 62/2020, dar care sunt ținute ulterior instituirii stării de urgență, (iii) adunărilor generale convocate pe durata stării de urgență, dar ținute ulterior încetării acestei stări și (iv) adunărilor generale convocate și întrunite în primele două luni după încetarea stării de urgență.

În cazul adunărilor organelor de administrație această perioadă este de 30 de zile.

Ordonanța 62/2020 reglementează și cazul specific al adunărilor generale desfășurate între data instituirii stării de urgență, dar înainte de intrarea în vigoare a acesteia  (i.e. 16 martie – 7 mai 2020), ale căror hotărâri sunt considerate valide din perspectiva modalităților de desfășurare și exercitare a dreptului de vot, dacă aceste modalități se regăsesc printre cele incluse în Ordonanța 62/2020 și dacă a existat unanimitate între acționari/asociați cu privire la folosirea lor.

Procedura de convocare a adunărilor generale

Organul de administrație competent să efectueze convocarea AGA are, astfel, posibilitatea să utilizeze mijloace de comunicare la distanță în acest scop. Acționarii/asociații trebuie să comunice adresa poștală/de e-mail sau, dacă acestea sunt înscrise în Registrul asociaților/acționarilor, pot fi folosite adresele respective.

Se pot alege una sau mai multe modalități combinate de convocare, printre care menționăm scrisoarea recomandată, curierul, scrisoarea transmisă pe cale electronică, la care este atașată sau logic asociată semnătură electronică extinsă sau telefaxul. Lista nu este exhaustivă.

Suplimentar, anunțul de convocare se va publica și pe pagina de internet a societății, dacă există, și va fi transmis și prin e-mail, dacă sunt cunoscute adresele acționarilor/asociaților.

Aceleași reguli de convocare se aplică și în cazul publicării ordinii de zi completată cu punctele transmise de acționari/asociați, care, la rândul lor, pot fi transmise prin mijloace de comunicare la distanță.

Informațiile și documentele referitoare la subiectele înscrise pe ordinea de zi se vor publica/transmite în ordinea următoare: pe pagina de internet a societății sau, dacă nu există o astfel de pagină, prin email sau, dacă asociații/acționarii nu au o adresă de email, la cerere, prin poștă sau curier.

Desfășurarea adunărilor generale

În perioada de aplicare a Ordonanței 62/2020, adunările generale ale acționarilor/asociaților pot avea loc, chiar dacă actul constitutiv nu prevede sau interzice, și prin corespondență sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță.

Desfășurarea adunărilor generale prin corespondență

În cazul adunărilor generale ținute exclusiv prin corespondență nu se aplică regulile care implică prezența fizică a acționarilor/asociaților, iar organul de administrație nu este obligat să participe la adunarea generală a acționarilor/asociaților.

Votul acționarilor/asociaților se transmite, până la data ținerii ședinței, prin modalitatea aleasă în convocator, prin scrisoare recomandată, servicii de poștă sau curier ori prin scrisoare transmisă pe cale electronică, având încorporată, atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă.

Desfășurarea adunărilor generale prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță

Ordonanța 62/2020 menționează posibilitatea ținerii adunărilor generale prin teleconferință sau videoconferință sau alte mijloace electronice de comunicare directă la distanță. Aceste mijloace trebuie să îndeplinească o serie de condiții tehnice pentru a asigura, printre altele, posibilitatea identificării participanților, transmisiunea continuă și în direct a adunării generale, înregistrarea acesteia și exprimarea votului în cursul adunării (inclusiv în mod secret, acolo unde este cazul).

Procurile reprezentanților acționarilor/asociaților vor fi transmise la locul indicat în convocare prin mijloace similare cu cele menționate mai sus, precum scrisoare recomandată, poștă, curier sau e-mail. În cazul transmiterii prin e-mail procurile trebuie semnate cu semnătură electronică extinsă.

Întocmirea procesului-verbal al ședinței și semnarea hotărârii adunării generale

Ordonanța 62/2020 prevede obligația întocmirii și semnării procesului-verbal al ședinței de către președintele consiliului de administrație ori administratorul cu puteri de reprezentare, președintele directoratului sau, după caz, persoana împuternicită de acesta. În cazul adunărilor generale ținute prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță, procesul verbal va fi semnat și de către un secretar ales potrivit actului constitutiv ori, în lipsă, de către un angajat al societății, iar în cazul adunărilor generale ținute exclusiv prin corespondență,  acesta va fi semnat și de către un angajat al societății (dacă acest lucru este posibil).

Hotărârea adunării generale va fi certificată semnată cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică extinsă de către președintele consiliului de administrație, administratorul cu puteri de reprezentare sau președintele directoratului, după caz.

Recomandări practice

În contextul creat de noul act normativ, este recomandată obținerea de către societate și, în măsura în care este posibil, de către acționari/asociați, a unei semnături electronice extinse. În același timp, este necesară comunicarea de către acționari/asociați a datelor lor actualizate privind adresa poștală și adresa de e-mail, deoarece Registrul acționarilor/asociaților nu conține, de obicei, aceste informații sau conține informații neactualizate.

În plus, organele societăților trebuie să întocmească proceduri detaliate de convocare și ținere a adunărilor generale pe perioada de aplicabilitate a Ordonanței 62/2020.

În cazul în care adunarea generală se ține prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță, este necesară identificarea unei platforme care garantează respectarea tuturor condițiilor tehnice necesare.