Doar câteva zile până la depunerea SAF-T active. Aspecte importante pe care companiile trebuie să le aibă în vedere pentru raportarea SAF-T

Standard Audit File for Tax, cunoscut sub denumirea prescurtată SAF-T, reprezintă una dintre cele mai complete raportări pe care companiile românești trebuie să le respecte, iar realitatea arată că multe dintre acestea se confruntă cu dificultăți în implementarea și asigurarea calității acestor raportări.

Aşa cum este prezentată în schema SAF-T, prin legislația românească sunt obligatorii trei declarații de depus: lunară, la cerere și declarația anuală, dedicată situației activelor companiei. În acest moment, mai sunt doar câteva zile până la depunerea SAF-T active, o declarație anuală ce are ca termen 150 de zile de la sfârșitul anului financiar. Mai exact, odată cu situațiile financiare anuale avem termen și pentru SAF-T active. Această declarație trebuie să conțină informații și date reconciliabile cu informațiile din situațiile financiare anuale, mai precis formularul F40.

Este esențial ca departamentele de contabilitate și taxe să înțeleagă în detaliu cerințele de raportare SAF-T și să lucreze îndeaproape cu departamentele de suport informatic pentru a identifica cele mai adecvate soluții care să permită conformarea cu aceste cerințe de raportare.

SAF-T este un fișier electronic standardizat care conține date contabile detaliate, inclusiv vânzările, achizițiile, plățile precum și datele fiscale relevante pentru TVA și impozite cu reţinere la sursă. Ca parte a raportării anuale SAF-T prezintă informații detaliate privind mijloacele fixe, iar la cerere, se prezintă informații detaliate privind stocurile. Scopul principal al raportării SAF-T este de a simplifica procesul de audit fiscal și de a preveni frauda fiscală.

Începând cu anul 2022, marii contribuabili din România trebuie să depună lunar/trimestrial fișierul SAF-T la autoritățile fiscale, până în ultima zi a lunii pentru luna/trimestrul precedent. Pentru contribuabilii mijlocii, raportarea este aplicabilă începând cu anul 2023, cu o perioadă de graţie care expiră la finalul lunii iulie 2023. Nerespectarea cerințelor de raportare SAF-T poate duce la amenzi, necesitatea unor eforturi suplimentare pentru corecţie și timpi suplimentari pentru reconcilierile datelor din SAF-T cu alte declarații fiscale ori situații financiare pe parcursul unui control fiscal pentru perioada respectivă. Din aceasta perspectivă, devine lesne de înțeles de ce este necesară analiza foarte detaliată a proceselor interne de colectare a datelor și de raportare, astfel încât această declarație (D406) să fie corect și complet întocmită.

Multe companii se confruntă cu dificultăți și sunt copleșite de volumul datelor cerute pentru a se conforma cerințelor de raportare SAF-T, având în vedere complexitatea fișierului electronic și termenele stricte. Companiile care nu au o infrastructură IT adecvată, folosesc multiple soluții ERP sau cele care utilizează softuri necustomizate pentru raportarea statutară se pot confrunta, de asemenea, cu dificultăți în generarea fișierului SAF-T.

Provocările în pregătirea declarației SAF-T provin fie din volumul mare de tranzacții, din lipsa unor informații despre parteneri, din codificări de taxe sau valoarea taxelor la nivel de tranzacție/linie de tranzacție, fie din utilizarea a multiple soluții ERP și anumite procese/reconcilieri manuale pentru a adresa deficiențele din ERP-ul de bază.  

Concluzia care se desprinde este simplă în cuvinte, dar complexă în aplicare: devine absolut necesară o analiză completă a procedurilor companiei prin care diferite departamente colectează informațiile și întocmesc rapoartele financiare și de gestiune, precum și a fluxurilor prin care interacționează diviziile interne pentru a genera rapoartele necesare generării raportării SAF-T.

Este foarte posibil să se ajungă la concluzia că va fi nevoie de investiții noi, poate nebugetate, care ar simplifica colectarea și prelucrarea datelor necesare completării declarației SAF-T. Decizia de investiție trebuie analizată în contextul beneficiilor și riscurilor care decurg pe termen lung din calitatea datelor fiscale raportate.