Transformarea digitală și tranziția verde încurajează implementarea unui mediu informatizat, ”paperless”

Transformarea digitală și tranziția verde, către o economie neutră din punct de vedere climatic, sunt strâns legate și, în contextul strategiilor europene și naționale în aceste domenii, preconizăm că pe termen scurt și mediu vor exista multiple schimbări legislative care vor încuraja, printre altele, utilizarea unui mediu informatizat, „paperless” (fără hârtie), și care vor reglementa măsuri concrete pentru companii și autorități. De altfel, implementarea unui mediu informatizat, „paperless”, reprezintă un element concret al strategiei companiilor privind sustenabilitatea, care va face obiectul raportării conform Directivei 2022/2464 în ceea ce privește raportarea privind sustenabilitatea (Directive CSRD).

La nivelul Uniunii Europene, strategia privind piața unică digitală pentru Europa a evoluat în ultimii ani, obiectivele cheie fiind ajustate în funcție de condițiile economice și sociale. Astfel dacă în 2020, cea de-a Doua Strategie Digitală - Conturarea Viitorului Digital al Europei - s-a axat pe trei obiective cheie în domeniul digital: o tehnologie în serviciul cetățenilor, o economie echitabilă și competitivă și o societate deschisă, democratică și durabilă, în 2021, strategia a fost completată de Busola pentru Dimensiunea Digitală 2030 ce stabilește cele patru puncte cardinale ale dimensiunii digitale: o populație cu competențe digitale și profesioniști înalt calificați în domeniul digital, infrastructuri digitale durabile, sigure și performante, transformarea digitală a companiilor și digitalizarea serviciilor publice. În cuprinsul acesteia se precizează în mod expres că adoptarea tehnologiilor digitale este esențială, cu mențiunea că acestea ar trebui să aibă o amprentă de mediu mai redusă, eficiență energetică și să permită o utilizare mai eficientă a resurselor.

La nivel național, în anul 2020, a fost înființată la nivel național Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR), o instituție cu rol în realizarea și coordonarea implementării strategiilor și politicilor publice în domeniul transformării digitale a României. Tendința către digitalizare se poate observa și la nivelul altor autorități naționale, precum Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), a cărei strategie pentru 2021-2024 include 18 proiecte semnificative de digitalizare, unele aflate în curs de implementare avansată.

Din perspectiva implementării efective a unui mediu informatizat, paperless, documentele electronice și semnătura electronică reprezintă elemente cheie. La nivelul României, acestea sunt reglementate atât prin Regulamentul UE nr. 910/2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă -eIDAS, cât și prin Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică. Dacă efectul juridic al unei semnături electronice calificate este expres precizat în eIDAS, aceasta fiind echivalentă unei semnături olografe, în ceea ce privește celelalte două categorii de semnături electronice (avansată și simplă), există în practică numeroase incertitudini cu privire la efectul juridic și implicit la posibilitatea reală concretă, a unei companii de a utiliza astfel de semnături în activitate sa. Deși au existat numeroase proiecte legislative ce au vizat măsuri de punere în aplicare a prevederilor eIDAS și de aliniere a actelor normative naționale cu regulamentul european, la acest moment toate aceste inițiative legislative se află în continuare în procedură legislativă.

Ce presupune implementarea unui mediu paperless?

Implementarea unui mediu informatizat, paperless, este influențată în mod direct de specificul activității unei companii și de modalitatea concretă în care aceasta își desfășoară activitatea. În acest sens, este recomandabil ca primul pas să fie reprezentat de o  analiză pe mai multe paliere, a proceselor și fluxurilor de date și documente, soluțiilor tehnice, de stocare și de arhivare, urmând ca determinarea obiectivelor și măsurilor concrete să fie particularizate în funcție de aceste elemente, în linie cu obiectivele companiei în materie de digitalizare și durabilitate.

Mulți jucători din piață au înțeles beneficiile unei afaceri paperless (cum ar fi reducerea costurilor, eficientizarea proceselor și a fluxurilor, îmbunătățirea controlului asupra datelor) și au luat măsuri concrete pentru eliminarea sau cel puțin reducerea utilizării hârtiei în activitățile de zi cu zi. Un exemplu concret în acest sens este reprezentat de implementarea proceselor de înrolare a clienților exclusiv la distanță (digital onboarding), prin utilizarea soluțiilor și tehnologiilor digitale. Astfel de procese sunt deosebit de complexe, fiind necesară printre altele, parcurgea un proces notificare a ADR în cazul în care în cursul procesului de înrolare se realizează inclusiv identificarea persoanei la distanță prin utilizarea mijloacelor video. Utilizarea unui mediu informatizat nu se rezumă însă la implementarea soluțiilor și infrastructurii digitale în relația cu clienții, dar și la nivelul proceselor interne, precum cele de achiziție, financiar-contabile și de resurse umane. Astfel, cu titlu de exemplu, procesul de achiziție (procurement) al unei companii poate fi modificat substanțial, prin eliminarea completă a utilizării documentelor pe suport hârtie din fluxurile de negociere și încheiere a contractelor cu partenerii terți, iar documentele financiar-contabile (spre exemplu documentele justificative, care stau la baza înregistrărilor contabile) ar putea fi semnate cu semnătură electronică.