Implicații juridice pentru companii în contextul Covid-19

Pandemia Covid-19 are un impact semnificativ asupra activității societăților din România. Reorganizarea necesară și urgentă a activităților și diferitele scenarii posibile în acest context trebuie analizate din punctul de vedere al dreptului muncii, contractual sau societar.
 
Munca la domiciliu sau telemunca

Ca măsură de prevenție a răspândirii Covid-19, angajatorii de comun acord cu salariații pot modifica temporar locul de muncă la domiciliul salariatului sau pot decide desfășurarea activității prin telemuncă (atunci când salariatul își îndeplinește atribuțiile folosind tehnologia informației și comunicațiilor).

Munca la domiciliu sau telemunca trebuie stipulate expres într-un act adițional la contractul de muncă.

Actul adițional va include informații precum: (i) programul în cadrul căruia angajatorul poate verifica activitatea salariatului; (ii) modalitatea concretă de realizare a verificării; (iii) obligația angajatorului de a pune la dispoziția angajatului toate instrumentele de care acesta are nevoie în desfașurarea activității.

Stabilirea unor programe de lucru individualizate

Ministerul Muncii și Protecției Sociale a recomandat de asemenea adoptarea unor măsuri pentru flexibilizarea raportului de muncă, precum stabilirea unor programe de lucru individualizate, cu acordul sau la solicitarea salariatului în cauză și cu respectarea duratei maxime legale a timpului de muncă.

Dacă munca la domiciliu sau telemunca nu sunt posibile, angajatorii pot avea în vedere această recomandare pentru a reduce numărul persoanelor prezente concomitent la locul de muncă.

Zile libere pentru angajați

Angajatorul poate apela și la acordarea de zile libere angajaților sub forma:

(i) concediului fără plată pe baza acordului părților;

(ii) compensarea în avans a orelor suplimentare, în perioadele de reducere a activității angajatorului, prin acordarea de zile libere plătite (din care să fie compensate orele suplimentare ce vor fi prestate în următoarele 12 luni).

Suspendarea de drept a contractelor de muncă

Contractul individual de muncă se suspendă de drept în caz de carantină, forță majoră (e.g. epidemie) sau incapacitate temporară de muncă.

Salariatul nu mai are dreptul la plata salariului pe durata suspendării. Concedierea salariatului de către angajator pe durata suspendării activităţii ca urmare a instituirii carantinei, precum și ca urmare a incapacității temporare de muncă este interzisă.

Concediul și indemnizație pentru carantină

Angajații cărora li se interzice continuarea activității din cauza unei boli contagioase (i.e. Covid-19) pot beneficia în principiu de concediu și indemnizație pentru carantină. Acestea se acordă pe durata stabilită prin certificatul eliberat de direcția de sănătate publică.

Cuantumul brut lunar al indemnizaţiei pentru carantină reprezintă 75% din media veniturilor brute lunare din ultimele 6 luni din cele 12 luni din care se constituie stagiul de cotizare, până la limita a 12 salarii minime brute pe ţară lunar.

Indemnizaţia pentru carantină se suportă integral din bugetul Fondului naţional unic de asigurări sociale de sănătate, însă plata acesteia se face lunar de către angajator, urmând ca acesta să își recupereze ulterior aceste sume din bugetul Fondului.

Concediul si indemnizația pentru incapacitate temporară de muncă

Ulterior confirmării diagnosticului (i.e. infectarea cu Covid-19), angajații pot beneficia în principiu de concediu și indemnizație pentru incapacitate temporară de muncă. Certificatele de concediu medical pentru incapacitate temporară de muncă nu pot fi eliberate însă pe o perioadă mai mare de 10 zile calendaristice, pentru un episod de boală, în una sau mai multe etape.

Cuantumul brut lunar al indemnizației pentru incapacitate temporară este același cu cel al indemnizației pentru carantină (poate fi de 100% în cazul bolilor infectocontagioase din grupa A şi a urgenţelor medico-chirurgicale). Această indemnizație se suportă de către angajator din prima până în a 5-a zi de incapacitatea temporară de muncă și din bugetul Fondului național unic de asigurări sociale de sănătate, pentru perioada următoare până la data încetării incapacității (plata acesteia se face de asemenea lunar de către angajator, urmând ca acesta să își recupereze ulterior aceste sume din bugetul Fondului).

Suspendarea contractelor de muncă la inițiativa angajatorului

Contractul de muncă poate fi suspendat din inițiativa angajatorului în cazul întreruperii sau reducerii temporare a activităţii, fără încetarea raportului de muncă, pentru motive economice, tehnologice, structurale sau similare.

Pe durata reducerii şi/sau a întreruperii temporare a activităţii, salariaţii:

(i) beneficiază de o indemnizaţie, plătită din fondul de salarii, ce nu poate fi mai mică de 75% din salariul de bază corespunzător locului de muncă ocupat;

(ii) se vor afla la dispoziţia angajatorului, acesta având oricând posibilitatea să dispună reînceperea activităţii la orice moment.

Reducerea temporară a programului de lucru

Dacă se reduce temporar activitatea pe o perioadă mai mare de 30 de zile lucrătoare, angajatorul poate reduce programul de lucru de la 5 zile la 4 zile pe săptămână, până la remedierea situaţiei.

Salariul se va reduce în mod corespunzător. Înainte de a lua această decizie, angajatorul trebuie să se consulte însă cu sindicatul sau cu reprezentanţii salariaţilor.

Securitatea și sănătatea în muncii

Salariatul are:

(i) dreptul la securitate și sănătate în muncă;

(ii) obligaţia de a respecta măsurile de securitate şi sănătate a muncii în unitate.

Angajatorul are obligaţia să asigure securitatea şi sănătatea salariaţilor în toate aspectele legate de muncă, prin adoptarea unor măsuri de prevenție sau pentru împiedicarea răspândirii contaminării cu virusul COVID-19, precum informarea angajaților cu privire la măsurile adoptate de autoritățile competente din domeniu, dezinfectarea cu regularitate a spațiilor comune etc.

Măsurile luate de angajator nu pot să determine, în niciun caz, obligaţii financiare pentru salariaţi.

Ca o altă măsură de protecție, angajatorii pot programa controale medicale frecvente ale angajaților. Efectuarea examenului periodic are ca scop, între altele, depistarea bolilor care constituie risc pentru viața și sănătatea celorlalți angajați la același loc de muncă, precum virusul COVID-19.

Suspendarea activității societății

Angajatorul poate decide întreruperea temporară a activității societății din considerente de prevenție sau pentru împiedicarea răspândirii contaminării cu virusul COVID-19.

În acest sens este necesară parcurgerea procedurilor legale în fața Oficiului Registrului Comerțului competent, Agenției Naționale de Administrare Fiscală și Inspectoratului Teritorial de Muncă.

Pe perioada suspendării activității, societatea nu mai poate desfășura operațiuni corespunzătoare obiectului de activitate.

Întreruperea temporară a activității unei societăți nu poate depăși 3 ani de la data înscrierii mențiunii în registrul comerțului.

Reluarea activității se poate realiza oricând în decursul celor 3 ani, prin parcurgerea procedurii prevăzute de lege în acest sens.

Răspunderea contractuală

Raspândirea virusului COVID-19 poate fi calificată drept o cauză de forță majoră sau caz fortuit. Forța majoră este un eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil şi inevitabil, în timp ce cazul fortuit este un eveniment care nu poate fi prevăzut și nici împiedicat de către cel care ar fi fost chemat să răspundă dacă evenimentul nu s-ar fi produs.

O astfel de calificare a pandemiei COVID-19 poate avea drept consecință înlăturarea răspunderii contractuale a partenerului contractual care nu și-a executat obligațiile din contract din această cauză.

Pentru contractele care urmează a fi încheiate în această perioadă, este recomandată o atenție sporită la redactarea clauzelor de forță majoră și caz fortuit și a clauzelor de limitare a răspunderii contractuale.

GDPR

Ca măsură de prevenție a răspândirii COVID-19, poate deveni necesară o anumită prelucrare de către angajator a datelor cu caracter personal ale unui angajat (inclusiv date privind sănătatea), precum prezentarea unor simptome relevante pentru COVID-19, călătoria recentă într-o regiune afectată sau contactul cu o persoana potențială infectată cu COVID-19.

În astfel de situații, este recomandată urmărirea cu atenție a regulilor GDPR, întrucât datele privind sănătatea pot fi prelucrate doar în cazuri de excepție, e.g. când prelucrarea este necesară în scopuri legate de medicina preventivă sau a muncii, de evaluarea capacității de muncă a angajatului sau stabilirea unui diagnostic medical.