Noutăți substanțiale în materia autorizării reprezentanțelor societăților străine

Regimul reprezentanțelor entităților economice străine în România a fost modificat recent, odată cu publicarea în Monitorul Oficial al României, Partea I nr. 779 din 04 august 2022, a Ordonanței nr. 18/2022 privind autorizarea şi funcționarea în România a reprezentanțelor societăților şi organizațiilor economice străine („Ordonanța”).

Noua Ordonanță a intrat în vigoare începând cu data de 7 august 2022, modificând cadrul legal şi instituțional necesar autorizării şi funcționării în România a reprezentanțelor societăților şi organizațiilor economice străine („Entitățile Reprezentate”), reglementând în mod expres diferitele formalități care trebuie parcurse în acest sens.

În scopul de a prezenta, în mod succint, recentele dispoziții legale introduse prin Ordonanță, menționăm mai jos unele dintre cele mai importante aspecte care vor trebuie reținute în acest sens:

1.       Aspecte în ceea ce privește emiterea autorizației de funcționare

Procedura de autorizare a reprezentanțelor va fi efectuată în fața Ministerului Antreprenorialului şi Turismului („MAT”), într-o manieră simplificată, exclusiv online.

Astfel, MAT va elibera autorizațiile de funcționare la cerere, prin intermediul unei platforme electronice, într-un termen de 30 zile de la depunerea dosarului complet sau de la completarea acestuia potrivit cerințelor MAT.

Din punct de vedere formal, cererile trebuie să conțină următorul set de informații standard:

       (i)     denumirea, sediul social și codul de înregistrare fiscală ale Entităților Reprezentate;

       (ii)   obiectul de activitate al reprezentantei;

       (iii) durata de funcționare;

       (iv)  identitatea reprezentantului reprezentantei în relațiile cu terții;

       (v)    sediul reprezentanței.

Totodată, Ordonanța menționează ca viitoarele cereri prin care se solicită deschiderea unei reprezentante și eliberarea autorizației de funcționare, trebuie să fie însoțite de următoarele tipuri de documente:

        (i)     diferite documente societare aparținând entității reprezentate (e.g. extrase de la autoritățile relevante, documente constitutive, împuterniciri), precum și anumite dovezi de bonitate bancară;

        (ii)   dovada existenței sediului reprezentanței pe teritoriul României

        (iii) dovada achitării taxei de autorizare (i.e. 1.000 EUR pe an).

Ca urmare a executării formalităților menționate mai sus, MAT poate fie să emită autorizația de funcționare, fie să respingă motivat înregistrarea reprezentanței, în termen de cel mult 30 de zile de la data înregistrării cererii şi a anexării documentelor solicitate sau, după caz, de la data completării cererii cu orice documente suplimentare solicitate de MAT.

Autorizațiile de funcționare acordate de MAT au un termen de valabilitate minim de 1 an, existând posibilitatea prelungirii pentru aceeași perioadă, sub rezerva achitării taxei de autorizare.

2.       Modificarea si prelungirea autorizației de funcționare

Conform noii Ordonanțe, Entitățile Reprezentate în România au obligația să comunice MAT eventualele modificări survenite în legătură cu datele sale, inclusiv cele înscrise pe autorizația de funcționare. Aceste modificări vor trebui comunicate în 30 de zile de la data survenirii lor, Entitățile Reprezentate având obligația să solicite, după caz, modificarea autorizației de funcționare, conform modificărilor apărute.

În termen de 30 de zile de la data primirii solicitării însoțite de documentația completă, MAT va modifica autorizația de funcționare, dacă schimbările vizează elementele înscrise pe aceasta.

În ceea ce privește prelungirea autorizației de funcționare, menționăm faptul că aceasta se face numai la cererea reprezentanței, adresată MAT, în termen de minimum 30 de zile înainte de data expirării.

3.       Retragerea autorizațiilor și radierea reprezentanțelor

În absența prelungirii autorizațiilor, acestea vor fi retrase din oficiu, în termen de 30 de zile de la expirarea lor.

De asemenea, autorizațiile pot fi retrase de către MAT la solicitarea autorităților cu competențe de control, pentru oricare dintre următoarele motive:

       (i)     încălcarea dispozițiilor privind spălarea banilor și finanțarea terorismului, de către personalul reprezentanței;

       (ii)   nerespectarea obiectului de activitate înscris în autorizația de funcționare și a condițiilor de exercitare a acestuia;

       (iii) nerespectarea obligațiilor fiscale.

Radierea reprezentanțelor din evidența MAT se solicită tot prin intermediul platformei electronice elaborate în temeiul Ordonanței, în baza dovezii radierii sale în prealabil din evidențele autorității fiscale și a documentelor justificative emise de către Entitatea Reprezentată.

MAT va soluționa cererile de radiere în același termen de 30 de zile de la solicitare, respectiv de la completarea dosarului potrivit cerințelor MAT, după caz.

Pe de altă parte, autorizațiile de funcționare se pot retrage din oficiu, în termen de 30 de zile de la expirarea acestora, de către MAT, atunci când valabilitatea autorizațiilor de funcționare ajunge la termen şi nu s-a solicitat prelungirea.

4.       Limitări și obligații

Este important de amintit că activitatea reprezentanțelor din România trebuie să se circumscrie obiectului de activitate stabilit prin autorizația de funcționare și că activitățile economice nu sunt niciodată desfășurate în nume propriu. Prin urmare, trebuie reținut că, în eventualitatea săvârșirii unor fapte ilicite prin activitatea desfășurată de către reprezentanțe, Entitățile Reprezentate răspund pentru eventualele daune survenite în solidar cu angajații reprezentanței din România.

Pe lângă obligația de autorizare, reprezentanțele care vor desfășura activitate pe teritoriul României au obligația de a se înregistra fiscal și a plăti taxele și impozitele stabilite prin Codul Fiscal.

În ceea ce privește operațiunile financiar-bancare ale reprezentanțelor, Ordonanța precizează că ele pot fi efectuate doar prin conturi deschise la băncile legal constituite pe teritoriul României.

Ca element tranzitoriu, trebuie reținut faptul că autorizațiile reprezentanțelor străine emise până la data intrării în vigoare a Ordonanței rămân valabile conform actelor normative în vigoare la data emiterii acestora.