Legal Tech | 5 domenii în care ”legal tech” poate fi de ajutor în eficientizarea activității avocaților

Instrumentele de legal tech sunt din ce în ce mai prezente în activitatea firmelor de avocatură din întreaga lume. Și România urmează acest trend, cu toate că este încă la un nivel incipient, lucru explicabil, având în vedere dimensiunea relativ mică a pieței. Există însă multe aplicații software ce pot fi utilizate de avocații români chiar acum.

Firmele de avocați au înțeles necesitatea integrării tehnologiei în activitatile de zi cu zi și adoptă acum soluții digitale care le ajută nu doar în desfășurarea taskurilor zilnice, ci și în procesul de luare a deciziilor de business. În ultimii ani, s-a produs o migrare a așteptărilor de la un management simplu al dosarelor și timpilor lucrați spre ceva mult mai complex, unde trebuie să combine timpii lucrati, facturile și încasările într-un sistem unic, peste care aplică unelte de business intelligence.

În acest context, ^BizLawyer și-a propus să abordeze o largă paletă de subiecte legate de Legal Tech în mai multe articole, publicate într-o rubrică specială, realizată cu sprijinul SoftVenture, firma fanion a pieței locale de soluții digitale pentru avocați.
Azi publicăm încă un material pe această temă, sub semnătura lui George Bărcun, CEO SoftVenture.

Iată câteva domenii în care aplicațiile de tip legal tech pot veni în ajutorul avocaților și firmelor de avocatură:

În ultimii zece ani au apărut multiple solutii care promit creșterea productivității cu ajutorul tehnologiei: de la Asana, Slack sau Monday - aplicații dezvoltate de companii internaționale pentru a automatiza procese și a urmări progresul diferitelor proiecte, și până la KeyVision^PRO - soluția software românească dezvoltată pentru a sprijini casele de avocatură și cabinetele de avocați în parcrsul lor de eficientizare a proceselor.
Aceste platforme vin cu abordări diferite pentru a ajuta în procesul de digitalizare. Dacă primele au o abordare generală, internațională, și se concentrează strict pe aspectul de management al task-urilor zilnice, KeyVision^PRO aduce și un suport local, prin componenta de management al dosarelor și clienților adaptată pieței din România. Toate pot fi însă de real ajutor în încercarea de a crește productivitatea avocaților, prin simpla organizare internă.
Cu toții am auzit de Dropbox, Box, OneDrive și Google Drive - probabil cele mai cunoscute platforme din lume. Acestea sunt însă simple platforme de sharing de documente, cu capacități limitate de securizare și organizare. Pentru cei care doresc și au nevoie de ceva mai mult, un pas înspre zona de Knowledge Management, platformele dedicate de document management precum M-Files câștigă detașat. De exemplu, un astfel de sistem vă permite să clasificați documentele, să căutați în conținutul acestora, inclusiv dacă sunt scan-uri, și să dați drepturi de vizualizare în funcție de accesul la fiecare proiect sau dosar în parte. Suplimentar, aceste soluții permit inclusiv colaborare, fluxuri de aprobare automatizate, audit de activitate, si multe altele.


Într-o perioadă în care pentru eficientizarea activității este necesară și reducerea timpului pierdut în trafic, tehnologia oferă soluții de comunicare care se pot adapta nevoilor avocaților și firmelor de avocatură: aplicații de tip Skype, Google Meet sau Zoom, care permit organizarea de teleconferințe și întâlniri online, platformele de email care oferă integrări cu diferite sisteme de lucru, pentru a fi de ajutor utilizatorilor, dar și diferite aplicații ce permit editarea diferitelor documente – Google Drive, OneDrive etc.

Exista multiple soluții pe piață în acest sens, atât din România, cât și internaționale. De principiu, soluțiile internaționale au o abordare mai simplistă a relației cu clienții și nu permit flexibilitate în procesul de facturare, așa cum este solicitat de către clienți. De aceea este probabil mai eficient să luați în considerare o solutie locală, dedicată, care aduce pe lângă funcționalitățile de facturare și de înregistrare timpi, precum și, mai important, funcționalități de integrare cu instanța sau CRM. De exemplu, KeyVision^PRO, care este o soluție complet integrată, permite o trasabilitate completă, de la înregistrarea timpului până la valoarea produsă de acesta, când a fost încasată și ce costuri asociate a avut.

La nivel internațional există soluții diferite de management al dosarelor de instanță – Clio, App4Legal, Rocket Matter, dar aceste aplicații sunt dificil, dacă nu imposibil de folosit pentru managementul dosarelor din țara noastră. Pentru a veni în întâmpinarea nevoilor avocaților, aplicații precum KeyVision^PRO au dezvoltat funcționalități legate de urmărirea dosarelor de instanță, ajutând astfel la îmbunătățirea procesului de management al dosarelor.

---

KeyVision^PRO este un produs software internațional care face parte dintr-o suită de aplicații dezvoltate de firma SoftVenture exclusiv pentru piața avocaturii, soluții care au fost alese deja de mari companii precum NNDKP, Eversheds, Filip&Company, Hategan Attorneys și alții.
KeyVision^PRO este a treia versiune a aplicației, care a fost regândită complet, după o structură nouă, folosind feedback-ul clienților, experiența și cunoștințele acumulate de-a lungul timpului, integrând noi instrumente tehnologice și o abordare internațională. A rezultat astfel o aplicație flexibilă, cu focus pe acces rapid la informație, care poate fi folosită cu succes de către firmele mici, medii și mari, românești sau internaționale. Platforma a fost gândită ca o soluție modulară, în care utilizatorii folosesc acele pachete și add-on-uri care le sunt necesare. Pentru a testa aplicația și a vedea exact care module răspund nevoilor lor, firmele de avocatură pot să își creeze un cont free trial timp de 15 zile, timp în care au acces la toate funcționalitățile aplicației, pentru a lua o decizie corectă pentru nevoile lor.

O poveste de succes

După mai bine de 10 ani în care s-a implicat în dezvoltarea unor aplicații de tip enterprise și raportări financiare destinate instituțiilor financiare din Germania, Italia sau Grecia, George Bărcun, fondatorul SoftVenture, a identificat o nișă pe piața software-ului pentru firme de avocatură. A lansat KeyVision, un instrument de business intelligence folosit astăzi de peste 2500 de utilizatori, și a investit sume mari în cercetare/dezvoltare, scopul final fiind acela de a îngloba cât mai mult know-how într-un singur produs și de a dezvolta proactiv noi functionalități, care să răspundă nevoilor firmelor de avocatură.

”Împreună cu partenerii noștri am identificat cele mai mari provocări din activitatea de zi cu zi a avocaților și ne-am adaptat produsele acestor nevoi. Astfel că, în acest moment, oferim un produs complet din acest punct de vedere, adaptat cerințelor actuale și pregătit să alinieze avocatura românească la trendurile mondiale de digitalizare și măsurare a performanțelor”, a declarat George Bărcun într-un interviu acordat recent publicației noastre.

KeyVision are în spate atât o echipă de programatori care asigură dezvoltarea aplicației, mentenanța soluțiilor curente și monitorizarea serverelor, cât și o echipă de suport, care asigură helpdesk și răspunde solicitărilor clienților în ceea ce privește buna utilizare a KeyVision. Efortul covârșitor de dezvoltare se concentrează pe research & development și dezvoltare de noi functionalități pentru a veni în sprijinul utilizatorilor – firme de avocați mari sau mici, departamente de Legal din companii, dar și alte entități din economie, cum ar fi bănci sau IFN-uri.

”Abordarea noastră inovativă și creativă ne-a ajutat să devenim trend-setteri pe piața din România și avem de gând să menținem această poziție investind în continuare masiv în R&D. (...) Avem planuri mari de investiții și dezvoltare - în ultimii doi ani aproape ne-am dublat echipa și vom include în KeyVision functionalități și integrări la nivel european”, a nuanțat George Bărcun.

►  KeyVision PRO, produsul fanion al pieței locale de soluții digitale pentru avocați, iese pe piețele externe. George Barcun, fondator: Investim masiv în cercetare|dezvoltare și avem în vedere funcționalități și integrări la nivel european. Folosim roboți software, următorul pas este inteligența artificială