Importanța obținerii unei semnături electronice în contextul instituirii stării de urgență

Prin Decretul Președintelui României nr 195 din 16 martie 2020 privind instituirea stării de urgență pe teritoriul României („Decretul”), au fost impuse diverse masuri care vizează inclusiv limitarea accesului direct al publicului în spaţiile comune ale autorităților publice, cât și utilizarea mijloacelor electronice de comunicare.

Conform celor impuse prin Decret, pe durata stării de urgență, autoritățile administrației publice centrale și locale iau anumite măsuri pentru organizarea activității acestora astfel încât să fie evitat, pe cât posibil, contactul direct între persoane. Cu titlu de exemplu, ca urmare a măsurilor dispuse prin Decret, activitatea Oficiului Național al Registrului Comerțului și a oficiilor registrelor comerțului de pe lângă tribunale se derulează numai prin mijloace electronice, în baza cererii de înregistrare a mențiunilor și a documentelor anexate la aceasta în formă electronică, având încorporată semnătura electronică extinsă.

„Deși măsurile excepționale luate de autoritățile publice ca urmare a instituirii stării de urgență pe teritoriul României au fost luate în scopul de a proteja sănătatea populației și de a combate răspândirea virusului COVID-19, acestea pot genera întârzieri în îndeplinirea anumitor obligații legale de către participanții implicați în circuitul economic și, după caz, la imposibilitatea de executare a unor obligații de către aceștia, în cazul în care nu dispun de mijloacele logistice necesare în vederea gestionării relațiilor de afaceri la distanță.”, subliniază Cristina Stamboli, Senior Associate firma de avocatura Noerr.

Cu toate că legislația aplicabilă semnăturii electronice este în vigoare încă din 2001, contextul actual conturează tot mai mult beneficiile deținerii unei astfel de semnături și atrage atenția asupra noțiunii de „semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat digital calificat”.

„Emiterea și utilizarea semnăturii electronice pe teritoriul României sunt reglementate de Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică („Legea Semnăturii Electronice”) precum și de Hotărârea nr. 1259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice și metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.”, a adaugat Cristina Stamboli.

Legea Semnăturii Electronice distinge între două tipuri de semnătură electronică, după cum urmează:
►    Semnătura electronică simplă: date în formă electronică (i.e. reprezentări ale informației într-o formă convențională adecvată creării, prelucrării, trimiterii, primirii sau stocării acesteia prin mijloace electronice), care sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică și care servesc ca metodă de identificare.
►    Semnătura electronică extinsă: acea semnătura electronică care îndeplinește cumulativ următoarele condiții: (i) este legată în mod unic de semnatar; (ii) asigură identificarea semnatarului; (iii) este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar; (iv) este legată de datele în formă electronică, la care se raportează în așa fel încât orice modificare ulterioară a acestora este identificabilă.

Prin urmare, un document în formă electronică semnat cu o semnătură electronică extinsă (bazată pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv) este asimilat, în ceea ce privește condițiile și efectele sale, cu înscrisul sub semnătură privată.

În mod specific, în cazurile în care forma scrisă este cerută ca o condiție de probă sau de validitate, documentul îndeplinește această cerință dacă i s-a incorporat, atașat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică extinsă emisă conform Legii Semnăturii Electronice. Altfel spus, semnătura electronică extinsă, emisă în baza unui certificat digital calificat, oferă valoare legală documentelor semnate, spre deosebire de semnătura electronică simplă, creată pe baza unui certificat digital simplu, care nu are valoare legală.

Din acest motiv, autoritățile publice care permit utilizarea semnăturii electronice și transmiterea documentelor în această modalitate (e.g. Inspectoratul Teritorial de Muncă, Agenția Națională de Administrare Fiscală, Registrul Comerțului, Monitorul Oficial) acceptă numai documente care poartă semnătura electronică extinsă emisă în baza unui certificat digital calificat.

Valoarea legala a semnăturii electronice este recunoscută și de către instanțele de judecată. Astfel, conform art. 25 din Regulamentul UE 910/2014, „unei semnături electronice nu i se refuză efectul juridic și posibilitatea de a fi acceptată ca probă în procedurile judiciare doar din motiv că aceasta este în format electronic sau că nu îndeplinește cerințele pentru semnăturile electronice calificate”. Totodată, o semnătură electronică calificată bazată pe un certificat calificat eliberat de un stat membru este recunoscută drept semnătură electronică calificată în toate celelalte state membre.

Procedura de obținere a unei semnături electronice extinse este relativ simplă, pe baza unei cereri către un furnizor calificat (e.g. CertSign, DigiSign), respectiv prin completarea unui formular online de înscriere și transmis pe adresa de e-mail, însoțit de o copie a actului de identitate al solicitantului. Ca urmare a transmiterii documentelor, furnizorul emite factura în vederea achitării, împreună cu documentele necesare emiterii semnăturii electronice extinse. Este foarte important de menționat faptul că, în cazul în care documentele semnate vor fi trimise prin curier către furnizor, declarația tip trebuie autentificată de către un notar public.

În concluzie, având in vedere faptul că tot mai multe autorități publice au fost constrânse de împrejurările generate de starea de urgență instituită pe teritoriul României să apeleze în mod exclusiv la transmiterea și depunerea documentelor în format electronic (având atașată o semnătură electronică extinsă), putem considera faptul ca obținerea unei semnături electronice în acest context este esențială în scopul desfășurării în condiții optime a activității de afaceri. Totodată, o astfel de modalitate de semnare a documentelor aduce beneficii mari în cadrul activității curente, putând fi utilizată și în relația cu partenerii contractuali.