Cum lucrează firmele de avocați în vremea coronavirusului | VASS Lawyers continuă să ofere consultanță juridică folosind mijloacele de comunicare la distanță. Iulia Vass: Avem toate echipamentele și tool-urile necesare pentru a lucra ‘remote’

Incepănd din data de 11 martie 2020, VASS Lawyers și-a transferat întreaga activitate în mediul online, pentru a minimiza riscul expunerii la infecția cu coronavirus și a adus acest aspect la cunoștința colaboratorilor. ”Continuăm să oferim consultanță juridică folosind mijloacele de comunicare la distanță, prin e-mail, telefon, whatsapp, skype, google meet sau microsoft teams. Renunțăm însă la întâlnirile face-to-face și la transmiterea clasică, prin poștă, a documentelor procedurale în dosarele de pe rolul instanțelor și al Consiliului National de Soluționare a Contestațiilor.Vom transmite toate documentele procedurale prin e-mail, cu semnatura electronica extinsa”, a declarat pentru ^BizLawyer Iulia Vass, coordonatoarea firmei de avocați. 

Mai mulți avocați ai firmei au călătorit în străinătate în urmă cu aproximativ 3-4 săptămâni, însă, din fericire, nu în zone de risc și nu au fost, așadar, obligați să se autoizoleze.

Echipa VASS Lawyers lucra deja într-un program parțial flexibil. Avocații puteau decide și înainte să lucreze de acasă în anumite zile, atât timp cât organizarea proiectelor le permitea acest lucru. „Aveam, așadar, toate echipamentele și tool-urile necesare pentru a lucra remote, inclusiv un program de pontaj și facturare online. Această dotare ne-a permis să adoptăm și să implementăm decizia de a lucra 100% remote foarte repede, respectiv într-o singură zi (pe 10 martie). În plus, până pe 11 martie am redirecționat către mobil telefonul fix, am găsit o soluție de compromis și cu documentele primite prin poștă și aveam instalate și câteva tool-uri noi pe laptop-uri pentru a putea lucra 100% remote”, a explicat Iulia Vass.

Decizia de a lucra de acasă a fost facilitată și de faptul că există cadrul legal necesar pentru a transmite documentele procedurale în dosare și exclusiv în format electronic. Chiar CSM a recomandat săptămâna trecută depunerea documentelor prin mijloace electronice (Hotararea CSM nr. 191 din data de 10.03.2020), astfel încât inclusiv personalul instanțelor să își poată desfășura activitatea de la domiciliu.

”Ne-a îngrijorat însă practica Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor de a nu accepta depunerea documentelor procedurale formulate în fata CNSC decât dacă acestea erau transmise și în format original. Astfel, la data de 11 martie am solicitat și Consiliului să confirme, prin publicarea unor informări/comunicate publice, ca documentele procedurale formulate în fața sa (incluzând, dar fără a se limita la contestațiile formulate pe cale administrativ-jurisdicțională) pot fi transmise și exclusiv prin mijloace electronice, în varianta semnată cu semnatura electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat, dar și că astfel de documente sunt considerate formulate în termen, fără a fi necesară dublarea acestei transmiteri și de transmiterea documentelor în format fizic prin curier/servicii poștale”, a arătat coordonatoarea Vass Lawyers.

În plus, avocații firmei au cerut acordarea accesului la documentele dosarului constituit la Consiliu, în condițiile art. 19 din Legea nr. 101/2016, in format electronic, prin mijloace de comunicare electronică (e-mail sau portal online). ”Realizăm că ultima solicitare este mai dificil de implementat, însă așteptăm cel puțin confirmarea transmiterii documentelor procedurale exclusiv în format electronic. Doar așa se poate elimina riscul transmiterii COVID-19 prin contact cu hârtii contaminate și se pot evita deplasările inutile și riscante la serviciile poștale”, a spus Iulia Vass.

Totodată, avocații au început publicarea unor materiale utile pentru clienții și colaboratorii firmei referitoare la impactul pandemiei de coronavirus asupra afacerilor acestora, atât din punctul de vedere al achizițiilor publice, al relațiilor de muncă dintre angajați și angajatori, cât și din punct de vedere societar sau al derulării contractelor. Aceste materiale sunt disponibile pe pagina de internet a firmei, pe blogul de achiziții publice și pe paginile de Facebook si Linkedin ale VASS Lawyers.

Potrivit Iuliei Vass, continuarea activitatii remote fara a fi afectata in vreun fel calitatea serviciilor juridice prestate pentru clienti este posibila chiar si intr-un scenariu pesimist, similar Italiei, datorita spiritului de solidaritate si responsabilitate din cadrul echipei. ”În momente de criză o echipă unită și foarte bine consolidată, cum este echipa noastră, poate muta munții din loc. Totul e să rămanem uniți, optimisti și orientați spre soluții constructive și inovative, adaptate la noul context social și economic”, a conchis Managing Partner-ul Vass Lawyers.
.