Adaptabilitatea și flexibilitatea echipelor de Legal au fost testate pe deplin în perioada pandemiei. Despre munca avocaților interni și cele mai inspirate sfaturi oferite de Departamentul Juridic al Grupului TBI, într-o discuție cu Florentin Ispas, Legal Manager

Perioada grea pe care întreaga omenire o traversează oferă mediului economic o serie de lecții pe care firmele ar trebui să și le însușească. Florentin Ispas, expertul Grupului TBI, este de părere că o cultură organizațională bazată pe spiritul de echipă și o bună comunicare vor ajuta orice companie să se adapteze mai ușor situațiilor de criză. „Adaptabilitatea și flexibilitatea echipei au fost testate pe deplin în această perioadă de pandemie și pare că testul acesta de reziliență se va mai prelungi pentru un timp. Telemunca, un tărâm pe care foarte puține industrii pașiseră firav anterior, a devenit noua "normalitate", impusă prin criza sanitară și chiar intens recomandată, prin prevederile legale succesive, a fi aplicată acolo unde a fost posibil. Din această perspectivă, experiența acestei pandemii este posibil să transforme pentru totdeauna relațiile angajat-angajator, fiind dificil de imaginat o reîntoarcere pe deplin la modelul anterior, cu prezența fizică zi de zi la un birou pus la dispoziție de angajator. Experiența acestei pandemii a produs și va continua să producă o serie de schimbări majore în obiceiurile oamenilor, începând de la modalitate de consum și până reconfigurarea legăturilor sociale între oameni”, punctează juristul.

În toate aceste luni în care pare că lumea a împietrit, echipa coordonată de Florentin Ispas a funcționat în mod continuu. Doar că au intervenit schimbări semnificative legate de „normalitatea” în care s-a lucrat. Definiția normalității a suferit modificări radicale, intervenite destul de abrupt. „Noua normalitate este definită de telemuncă, cu unele excepții,  în care prezența la birou este imperativ necesară, dublată de încurajarea angajatorului transmisă tuturor angajaților de a veni la birou numai în măsura în care se simt confortabil, dar și de limitarea de a nu fi mai mult de 50% din angajați prezenți în același timp în birou”, explică expertul Grupului TBI.

Trecerea de la „normalitatea anterioară” la realitatea de acum s-a făcut destul de repede în cazul TBI. Florentin Ispas spune că a intuit înainte de instituirea stării de urgență, intervenită în data de 16.03.2020, că va fi necesară o schimbare majoră. Astfel că, în aproximativ o săptămână, cu sprijinul Departamentului IT, care a pregătit infrastructura și drepturile de acces VPN necesare, dublat de obținerea de certificate calificate pentru angajații cheie ai Departamentului Juridic, dar și ai altor departamente, echipa de juriști a Grupului a devenit perfect funcțională remote și și-a putut desfășura activitatea prin telemuncă.

„Desigur, acest lucru a fost posibil și pentru că toată documenția aferentă Departametului Juridic (documente curente și arhiva) era deja scanată și accesibilă remote, datorită faptului că majoritatea activităților și proceselor din cadrul Departamentului Juridic nu necesită lucrul cu documente în format hard copy. și desigur, în condițiile existenței unor aplicații specifice și a politicii de scanare și arhivare electronică a tuturor documentelor specifice departamentului”, punctează juristul Grupului TBI.

Proiectele soluționate de juriștii echipei nu au suferit schimbări semnificative în această perioadă. Modificări au intervenit însă în alte zone, fiind necesară adaptarea la condițiile și reglementările speciale impuse de pandemie.

Florentin Ispas amintește faptul că, pe partea de consultanță, a fost nevoie ca experții TBI să țină cont de legislația nou apărută pe perioada de după instituirea stării de urgență și, ulterior, după perioada instituirii stării de alertă. „Cadrul de reglementare cu totul nou și neprevăzut, repetitiv, suprapus, redundant, destul de des contradictoriu, a fost extrem de dificil de explicat într-un lant logic, simplu, coerent și facil de înțeles de "clienții" interni”, punctează profesionistul.  

Printre cele mai inspirate sfaturi oferite de Departamentul Juridic se înscriu cele legate de susținerea continuării creditării într-o perioadă în care unele instituții financiare și-au diminuat activitatea de creditare. Se adaugă contribuția la adaptarea cadrului de reglementare intern la cerințele prevederilor legale de telemuncă, dar și rezolvarea rapidă a chestiunii semnării electronice a documentelor în relația cu o serie de clienți noi și în relația cu autoritățile publice. În acestă categorie intră și susținerea dezvoltării proiectelor de digitalizare a serviciilor oferite (adăugarea canalului de identificare biometrică, ca un canal separat, nou, de interacțiune și identificare a clienților).


Departamentul Juridic al TBI are un număr de cinci consilieri juridici care acoperă, prin  expertiza lor, întreaga gamă de servicii juridice pentru toate cele trei entități ale Grupului în România.

Colaborările cu firmele de avocați au fost menținute pentru proiectele în curs la data instituirii stării de urgență, însă nu au apărut proiecte noi de o complexitate care să necesite implicarea serviciilor juridice externe.

Echipa de juriști a anticipat de foarte mult timp că va interveni o schimbare importantă în ceea ce privește modul de lucru, așa că a fost pregătită înainte de instituirea stării de urgență pentru munca la distanță.

„Cu unele mici excepții, redesenarea proceselor Departamentului Juridic nu a fost necesară, ținând cont de faptul că am fi putut funcționa remote chiar și în situația în care nu ar fi trebut să fim fortați de noua situație impusă de pandemia SARS-COV-2. Faptul că toată documenția aferentă Departametului Juridic (documente curente și arhiva) era deja scanată și accesibilă electronic, faptul că majoritatea activităților și proceselor din cadrul Departamentului Juridic nu necesită lucrul cu documente în format hard copy (fizic), precum și în condițiile existenței unor aplicații specifice, toate acestea au fost elemente care să fie de mare ajutor pentru a putea muta în online/remote activitatea echipei. În sprijinul nostru a venit, desigur, și legislația adoptată pe parcursul stării de urgență/stării de alertă care a facilitat modul de lucru prin mijloace electronice la distanță; chiar dacă nu toate autoritățile publice au înțeles de deplin să accepte să lucreze cu noi în condițiile nou permise sau impuse de legislație în baza cadrului legal existent (există, de exemplu, și unele excepții în care unele instituții publice nu acceptă sau nu recunosc valabilitatea comunicărilor sau documentelor semnate ori transmise exclusiv cu semnătură electronică calificată), marea lor majoritate au aceptat noul mod de lucru”, precizează Florentin Ispas.

Noile abordari în materia Dreptului muncii, respectiv, adaptarea cadrului de reglementare intern la cerințele prevederilor legate de telemuncă, implementarea Ordonanței de Urgență nr. 37/2020 privind unele facilități pentru creditele acordate de instituții de credit și de IFN-uri anumitor categorii de debitori, în scopul întâmpinării problemelor de lichiditate ale persoanelor fizice și juridice și de limitare a efectelor negative generate de limitarea sau întreruperea activităților socio-economice, ori continuarea dezvoltării proiectelor de digitalizare a serviciilor oferite (prin trecerea în online în proporție semnificativă a procesului de semnare a contractelor de credit în relația cu clienții, precum și a diversificării canalelor de cunoaștere a clientelei prin mijloace electronice la distanță, respectiv, prin adăugarea canalului de identificare biometrică) reprezintă câteva din proiectele la care Departamentul Juridic a contribuit în mod semnificativ.

Juriștii au interacționat foarte bine cu celelalte departamente ale Grupului, cele mai multe colaborări fiind cu cel de Resurse Umane.

Florentin Ispas admite faptul că munca la distanță nu este simplă, în contextul în care tuturor angajaților le lipsește interacțiunea fizică, directă cu colegii, iar nivelul de anxietate crește peste limitele obișnuite. „Coeziunea este menținută prin discuții telefonice și videoconferințe și prin opțiunea fiecărui membru al echipei de a lucra de la birou numai în măsura în care se simte suficient de confortabil, alături de unul, cel mult doi colegi. Am încercat să limităm prezența fizică la birou, iar maximul angajaților unui departament să nu depășească 50% din totatul membrilor acestuia pentru a diminua riscurile legate de posibile infectări a tuturor membrilor unui departament, precum și pentru a putea permite o distanță suficient de mare între angajații prezenți fizic la birou. Am lucrat intens cu Departamentul Resurse Umane pentru adaptarea cadrului de reglementare intern în vederea implementării telemuncii. A fost necesară redesenarea programului de lucru pe diverse paliere orare, în conformitate cu noile cerințe legale, însă cât mai adaptat nevoilor și specificului activității fiecărui departament/structuri organizatorice în parte”, explică juristul.

La nivel de Grup nu au fost luate în calcul scenarii concrete care să presupună forme mai dure  de reducere a costurilor cu personalul. Doar pe perioada stării de urgență s-a hotărât reducerea programului de lucru de cinci la patru zile pe săptămână în câteva arii de activitate.

„Chiar dacă suntem încrezători, perioada post-Covid încă pare îndepărtată și acționăm într-un scenariu prudent. Consider că cel mai important în perioada următoare este să fie analizate, adoptate și implementate măsuri adecvate pentru evitarea unui blocaj economic total, în ciuda severității crizei sanitare”, a conchis Florentin Ispas.