Legea 265 ̸ 2022 și adaptarea Registrul Comerțului la noile realități digitale

Depunerea documentației și a cererilor prin portalul online al Registrului Comerțului prin utilizarea semnăturii eletronice calificate este deja o practică uzuală, care s-a dovedit foarte eficientă, testată pe măsură în pandemie. La acel moment, simplificarea comunicării cu Registrul Comerțului a fost propusă cu titlu temporar de către legiuitorul pus la încercare de provocarile aduse de pandemie (în principal să identifice în mod rapid și eficient modalități prin care să permită continuitatea procedurilor, precum și buna-funcționare a comunicării cu autoritățile). Legea 265/2022 vine să ofere mai multe soluții cu caracter permanent.

În cele ce urmează, ne propunem să analizăm principalele noutăți vizate de noua reglementare din perspectiva simplificării comunicării cu Registrul Comerțului.

      1.       Procedura de constituire a societăților prin platforma online

Una dintre inovațiile aduse de Legea 265/2022 vizează posibilitatea constituirii societăților prin doar câteva click-uri pe platforma online a Registrului Comerțului. Pe această platformă sunt puse la dispoziția utilizatorilor formulare-tip de acte constitutive care cuprind clauze standard, cu opțiuni predefinite (disponibile atât în limba română, cât și în limba engleză, cu scop de informare), precum și alte modele de documente care se utilizează în procedura de constituire a unei societăți, pe care solicitanții le pot completa pe loc prin simpla accesare a platformei. Cu alte cuvinte, prin această procedură nou-introdusă, actul constitutiv si restul documentelor necesare nu trebuie redactate în prealabil, ci pot fi completate în timp real după accesarea platformei online. Pentru a beneficia de acest mecanism, anticipam că, întâi de toate, solicitantul trebuie să dețină un cont pe platforma online a Registrului Comerțului (www. portal.onrc.ro), care se obține gratuit. Se impune ca solicitantul constituirii unei societăți (care poate fi inclusiv unul dintre fondatori, un avocat pe baza unei împuterniciri avocațiale sau un împuternicit în baza unui procuri în formă autentică) să dețină o semnătură electronică calificată, în forma reglementată de actele normative în vigoare. Menționăm faptul că nu este necesar ca toți fondatorii societății în curs de înființare să dețină semnătură electronică calificată pentru a semna formularul tip de act constitutiv pe platformă, acesta putând fi în continuare semnat și olograf și încărcat ca document separat. Cu toate acestea, există și posibilitatea ca fondatorii să semneze electronic documentul, însă în această situație, se impune ca toți fondatorii să semneze documentul cu o semnătură electronică calificată (cu alte cuvinte, nu se poate cumula semnătura olografă cu cea electronică).

Considerăm că această procedură se va dovedi a fi de mare ajutor în special societăților cu o structură asociativă simplă, care nu intenționează să adopte mecanisme societare complexe și reguli specifice de conducere a societății, ci preferă să înființeze societatea cât mai rapid și simplu și să funcționeze conform dispozițiilor generale prevăzute de Legea nr. 31/1990 a societăților.

În ceea ce privește societățile cu o structură mai complexă, ai căror fondatori doresc implementarea unor mecanisme customizate, care să sprijine procesul de luare a deciziilor și colaborarea între aceștia (de exemplu, mecanisme contractuale în materia transferului participațiilor de tipul clauzelor drag along/tag along, drepturi de preempțiune sau reguli statutare proprii în legătură cu cvorumul și majoritatea solicitate pentru adoptarea deciziilor la nivelul adunării generale și exemplele pot continua), procedura online nu va aduce un plus de valoare, astfel încât, cel mai probabil, documentele vor fi în continuare agreate separat și ulterior încărcate pe platforma pentru trimiterea spre soluționare a dosarului de înființare. Rămâne de văzut în ce măsura va exista totuși opțiunea de inserare a unor clauze sau mențiuni suplimentare față de cele predefinite, pentru ca procedura să fie folosită la scară mai largă. În orice caz, așteptăm să vedem și cum vor fi detaliate procedurile prevăzute de Legea 265/2022 prin normele metodologice.

      2.       Certificatul unic de înregistrare (CUI) – versiunea electronică

Dacă până în prezent societățile au fost obișnuite să dețină certificatul unic de înregistrare în format fizic, odată cu intrarea în vigoare a Legii 265/2022, acesta poate fi eliberat și în format electronic, prin atașarea unei semnături electronice calificate acestuia. Din noile prevederile legale reiese că, în funcție de alegerea societății, certificatul de înregistrare va putea fi primit fie ca document fizic, fie ca document în format electronic. Cu toate acestea, menționăm că în practica recentă Registrul Comerțului a acceptat eliberare a două CUI-uri în original - fizic și electronic.

Modificarea este una binevenită și va scuti societățile de procedura administrativă a obținerii unui CUI nou, în format fizic, în cazul pierderii sau distrugerii acestuia. De asemenea, face posibilă comunicarea cu autoritățile exclusiv la distanță, în cazurile în care certificatul de înregistrare este solicitat în original.

Așteptăm să vedem cum și în cât timp această opțiune va fi îmbrațișată în practică de celelalte autorități și de entitățile bancare, care au fost obișnuite cu respectarea unor formalități mai stricte – vor accepta acestea prezentarea CUI-ului printr-un simplu e-mail?

      3.       Documentele emise de Registrul Comerțului – eliberate fie în format fizic, fie electronic

Până de curând am fost obișnuiți să avem posibilitatea de a solicita cu privire la orice dosar depus prin platforma online a Registrului Comerțului eliberarea documentelor atât în format fizic, semnate olograf (urmând a fi transmise prin poștă la adresa de comunicare sau ridicate de la Registrul Comerțului), cât și pe cale electronică, având atașată o semnătură electronică calificată. Conform modificărilor legislative (anticipate și de practica Registrului Comerțului din ultimele luni), încheierea registratorului, certificatul de înregistrare mențiuni, respectiv certificatele constatatoare vor putea fi eliberate numai într-una dintre cele două variante menționate mai sus, la alegerea solicitantului prin cererea adresată Registrului Comerțului, fără a le putea cumula.

Cea mai bună opțiune pare solicitatarea eliberării documentelor în format electronic, pentru a evita situații neplăcute în care documentele eliberate de Registrul Comerțului în format fizic (unicele exemplare) se rătăcesc printre alte documente sau nu sunt ridicate la timp de la sediul Registrului Comerțului. Bineînțeles, această opțiune este de ajutor în măsura în care și alte autorități vor accepta documentele eliberate pe cale electronică ca dovada a efectuării operațiunilor relevante.

      4.       Comunicarea registrelor comerțului la nivel UE

În noua reglementare se aduc noi repere cu privire sistemul de interconectare a Registrului Comerțului cu registrele comerțului din statele membre ale Uniunii Europene, concept care a fost introdus în dreptul național cu aplicabilitate încă din iulie 2017.

Cu toate acestea, beneficiul pe care il are acest sistem în ceea ce privește accesul publicului general la documente din alte registre ale comerțului din state-membre ale Uniunii Europene nu este încă foarte clar conturat. Vor putea accesa persoanele interesate, spre exemplu, extrase ale unei societăți de naționalitate a unui stat-membru al Uniunii Europene sau alte documente similare în mod direct prin sistemul de interconectare? Dacă răspunsul ar fi unul afirmativ, sistemul de interconectare s-ar dovedi a fi de mare interes, deoarece ar simplifica și fluidiza în mod semnificativ unele proceduri. În practică, adeseori procedurile de înregistrare la Registrul Comerțului au fost încetinite chiar săptămâni/luni întregi în așteptarea unor documente emise de autoritățile din alte state (de exemplu, extrasele unui asociat persoana juridică straină care participă la înființarea unei societăți în România, apostilate sau supra-legalizate, după caz).

      5.       Buletinul Electronic al Registrului Comerțului – un nou instrument care facilitează accesul la informații

Buletinul Electronic al Registrului Comerțului (BERC) (https://portal.berc.onrc.ro/home), este un nou instrument care funcționează ca o bază de date, dar și ca o platforma electronică centrală prin care se realizează, printre altele, publicitatea actelor emise de Registrul Comerțului (de exemplu, încheieri privind înmatricularea unor societăți și orice alte înregistrări în Registrul Comerțului).

Astfel, prin accesarea BERC pot fi obținute copiile electronice ale încheierilor emise (fostele rezoluții) în orice dosar depus pentru o societate, la o simplă căutare după un element de identificare al acesteia (cum ar fi CUI-ul). Platforma este ușor de accesat, are o interfață prietenoasă utilizatorilor și permite identificarea cu ușurință a operațiunile corporative istorice. Cu toate acestea, observăm că pentru anumite sociețăți nu sunt disponibile momentan informații istorice complete (de la înființare), însă cel mai probabil informațiile vor fie actualizate în perioada următoare. În orice caz, va fi un instrument de ajutor în cadrul unei analize generale de tip due diligence și în cazul preluării unei societăți a cărei arhivă nu este tocmai bine pusă la punct. Acest buletin poate fi accesat de persoanele care dețin un cont pe platforma online a Registrului Comerțului, existând chiar și posibilitatea accesări platformei printr-o aplicație mobilă de pe telefon.

      6.       Alte aspecte relevante introduse prin Legea 265/2022

Pe lângă subiectele detaliate mai sus, aducem în atenție mai jos alte noutăți introduse de Legea 265/2022 care, sperăm noi, vor facilita o bună colaborare între comercianți și Registrul Comerțului:

      -          Registrul Comerțului pune la dispoziţia publicului, în mod gratuit, în limbile română şi inclusiv în engleză, pe pagina sa de internet sau pe portalul de servicii online, informaţii cu privire la legislaţia aplicabilă (de exemplu, cu privire la dobândirea calităţii de administrator, director, sau la competenţele generale şi atribuţiile consiliului de administraţie şi ale directorilor, respectiv ale consiliului de supraveghere şi ale directoratului etc.) – demers care va fi apreciat în special de investitorii străini (menționăm că la momentul prezent aceste aspecte nu sunt încă disponibile pe platforma online, website-ul fiind încă în curs de pregătire cu noile informații și proceduri introduse de Legea 265/2022);

      -          Este simplificată procedura de înregistrare a sucursalelor înființate de societățile care au sediul principal într-un stat membru UE prin eliminarea documentelor şi informaţiile care vor putea fi accesate prin sistemul de interconectare a registrelor comerţului – BRIS (Business Registers Interconnection System).

Pe scurt, Legea 265/2022 este un instrument care îmbrățișează o abordare modernă, prin alinierea procedurilor în fața Registrului Comerțului cu cele deja existente la nivel UE – dezideratul spre care legiuitorul tinde fiind, bineînțeles, digitalizarea și debirocratizarea procedurilor. Rămâne de văzut cum vor fi implementate procedurile în practică și așteptăm cu interes în acest sens adoptarea noilor norme metodologice în materie. În orice caz, sperăm ca în viitorul apropiat aglomerarea în fața ghișeelelor fizice de la Registrul Comerțului să se reducă în mod considerabil, iar majoritatea cererilor să fie depuse online, prin platforma creată pentru acest scop, iar comunicarea cu Registrul Comerțului să fie în general mai alertă.